HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ ĐƯỢC CHUYỂN ĐỔI TỪ HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG BẰNG VĂN BẢN GIẤY THEO NGHỊ ĐỊNH 337/2025/NĐ-CP

          Trên cơ sở đó, khoản 1 Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định rằng việc chuyển đổi HĐLĐ được giao kết bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử phải đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023, đồng thời tuân thủ các yêu cầu cụ thể kèm theo của điều khoản này. Theo Nghị định, HĐLĐ bằng văn bản giấy chỉ được chuyển đổi sang HĐLĐ điện tử khi bảo đảm đầy đủ các điều kiện pháp lý cần thiết, nhằm xác lập giá trị pháp lý, hiệu lực thi hành của hợp đồng sau chuyển đổi và bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của các bên trong quan hệ lao động, cụ thể:

“1. Thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

a) Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;

b) Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;

c) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;

d) Trường hợp văn bản giấy là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại các điểm a, b và c khoản này và phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu.”

          Ngoài các điều kiện trên, HĐLĐ điện tử được chuyển đổi từ HĐLĐ bằng văn bản giấy còn phải đáp ứng các điều kiện sau:

“a) Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

b) Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.”

          Như vậy, HĐLĐ được giao kết bằng văn bản giấy khi chuyển đổi sang dạng điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đối với thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Trước hết, tính toàn vẹn của thông tin là điều kiện cốt lõi, theo đó nội dung của hợp đồng lao động điện tử phải phản ánh đầy đủ, chính xác và không bị thay đổi so với nội dung đã được ghi nhận trong HĐLĐ bằng văn bản giấy, bao gồm các điều khoản về chủ thể, quyền và nghĩa vụ của các bên, tiền lương, thời hạn hợp đồng và các thỏa thuận khác. Việc chỉnh sửa, bổ sung hoặc làm sai lệch nội dung hợp đồng trong quá trình chuyển đổi đều có thể ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của HĐLĐ điện tử.

          Bên cạnh đó, thông điệp dữ liệu sau chuyển đổi phải bảo đảm khả năng truy cập và sử dụng để tham chiếu, tức là các bên trong quan hệ lao động cũng như cơ quan, tổ chức có thẩm quyền có thể dễ dàng truy cập, tra cứu và sử dụng nội dung hợp đồng lao động điện tử khi cần thiết, đặc biệt trong trường hợp phát sinh tranh chấp lao động hoặc yêu cầu chứng minh quyền, nghĩa vụ của các bên nhằm bảo đảm tính minh bạch và khả năng chứng minh của hợp đồng lao động điện tử trong thực tiễn.

          Ngoài ra, pháp luật còn đặt ra các điều kiện bổ sung mang tính đặc thù đối với HĐLĐ điện tử được chuyển đổi, nhằm bảo đảm tính xác thực của chủ thể tham gia quan hệ lao động và trách nhiệm pháp lý của người sử dụng lao động (NSDLĐ) trong môi trường điện tử. Theo đó, chủ thể giao kết hợp đồng lao động HĐLĐ bằng văn bản giấy phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử, điều này có nghĩa các bên tham gia quan hệ lao động cần được nhận diện rõ ràng, chính xác khi hợp đồng được chuyển đổi sang hình thức điện tử, qua đó nhằm hạn chế rủi ro giả mạo danh tính hoặc tranh chấp liên quan đến chủ thể giao kết hợp đồng.

          Đặc biệt, HĐLĐ điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của NSDLĐ, nhằm xác nhận tính chính xác, đầy đủ của nội dung hợp đồng so với bản gốc bằng văn bản giấy và xác lập trách nhiệm pháp lý của NSDLĐ đối với nội dung chuyển đổi. Người có thẩm quyền ở đây có thể được hiểu là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp theo quy định của pháp luật và quy chế nội bộ của NSDLĐ. Trường hợp HĐLĐ điện tử không được ký số bởi người có thẩm quyền hoặc việc ký số không hợp lệ, hợp đồng có thể không được công nhận giá trị pháp lý và gặp khó khăn trong việc sử dụng làm chứng cứ khi giải quyết tranh chấp lao động.

          Nhằm bảo đảm khả năng quản lý, tra cứu và đối chiếu hợp đồng trong hệ thống thông tin điện tử, mỗi HĐLĐ điện tử sau khi chuyển đổi đều được gắn một ID riêng biệt. Mã ID này đóng vai trò như một mã định danh duy nhất, giúp phân biệt HĐLĐ điện tử đã được chuyển đổi với các hợp đồng khác, đồng thời hỗ trợ cơ quan có thẩm quyền trong công tác kiểm tra, thanh tra và giải quyết tranh chấp phát sinh từ quan hệ lao động.

          Như vậy, có thể thấy rằng, cơ chế chuyển đổi HĐLĐ từ văn bản giấy sang HĐLĐ điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP không chỉ dừng lại ở việc số hóa nội dung hợp đồng, mà còn đặt ra hệ thống điều kiện pháp lý chặt chẽ liên quan đến tính toàn vẹn của thông tin, khả năng truy cập, xác thực chủ thể, chữ ký số và trách nhiệm của NSDLĐ. Các quy định này vừa bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành của HĐLĐ điện tử sau chuyển đổi, vừa góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của NLĐ và NSDLĐ trong bối cảnh quan hệ lao động ngày càng được thực hiện trên môi trường số.