Công ước Apostille là một trong những điều ước quốc tế quan trọng và thành công nhất do Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế xây dựng, với mục tiêu đơn giản hóa việc sử dụng giấy tờ công giữa các quốc gia thành viên. Theo cơ chế của Công ước, thay vì phải trải qua quy trình hợp pháp hóa lãnh sự phức tạp, nhiều tầng nấc—bao gồm chứng nhận tại cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ và tại cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của nước nơi giấy tờ được sử dụng—thì nay, giấy tờ chỉ cần được cấp một chứng nhận duy nhất (tem Apostille) bởi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia ban hành. Nhờ đó, giấy tờ có thể được công nhận và sử dụng trực tiếp tại các quốc gia thành viên khác, góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả trong giao lưu pháp lý quốc tế.
Ngày 13/01/2026, Bộ Ngoại giao Vương quốc Hà Lan – cơ quan lưu chiểu của Công ước La Hay năm 1961 – đã chính thức thông báo việc Việt Nam nộp Văn kiện gia nhập Công ước về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công nước ngoài (Công ước Apostille) vào ngày 31/12/2025. Theo quy định của Công ước, Apostille sẽ bắt đầu có hiệu lực trong quan hệ giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên không phản đối việc gia nhập này kể từ ngày 11/9/2026.[1]
Trong bối cảnh Chính phủ đang đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, thúc đẩy chuyển đổi số và nâng cao môi trường đầu tư, việc tham gia Công ước Apostille thể hiện rõ cam kết của Việt Nam trong việc tiệm cận các chuẩn mực pháp lý quốc tế. Đây được xem là nền tảng quan trọng giúp đơn giản hóa thủ tục công nhận giấy tờ công giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên, qua đó tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các hoạt động thương mại, đầu tư, học tập cũng như di chuyển xuyên biên giới của cá nhân và doanh nghiệp.
* Các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
– Giấy tờ do cơ quan hoặc viên chức có liên quan đến tòa án hoặc cơ quan tài phán quốc gia ban hành, bao gồm các tài liệu do công tố viên, thư ký tòa án hoặc thừa phát lại (huissier de justice) lập;
– Các loại giấy tờ hành chính;
– Văn bản đã được công chứng;
– Các xác nhận chính thức gắn trên giấy tờ do cá nhân ký, chẳng hạn như xác nhận về việc đăng ký tài liệu, xác nhận về thời điểm phát sinh sự kiện, hoặc việc chứng thực/công chứng chữ ký.
Lưu ý: Chứng nhận Apostille chỉ có giá trị xác nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh của người ký và con dấu trên giấy tờ; không xác nhận nội dung của tài liệu.
* Các loại giấy tờ không thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
– Giấy tờ do cán bộ ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự lập;
– Giấy tờ hành chính có liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc lĩnh vực hải quan.
Lưu ý: Theo khuyến nghị của Hội nghị La Hay, các trường hợp loại trừ này cần được hiểu theo hướng thu hẹp tối đa, nhằm bảo đảm việc áp dụng Công ước được linh hoạt và tạo thuận lợi cao nhất cho người sử dụng.
* Với việc Việt Nam chính thức gia nhập, Công ước Apostille hiện đã có hơn 120 quốc gia và vùng lãnh thổ tham gia (Contracting Parties). Các quốc gia thành viên trải rộng trên nhiều khu vực, tiêu biểu như:
– Châu Á: Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc (Hồng Kông, Ma Cao), Singapore, Ấn Độ, Philippines, Bangladesh, Brunei, Indonesia, Mông Cổ, Kazakhstan,…
– Châu Âu: Đức, Pháp, Hà Lan, Ý, Tây Ban Nha, Ba Lan, Bỉ, Thụy Sĩ, Áo, Bồ Đào Nha, Thụy Điển, Na Uy, Séc, Hungary, Phần Lan, Đan Mạch, Ireland,…
– Châu Mỹ: Hoa Kỳ, Canada, Mexico, Brazil, Argentina, Chile, Colombia, Peru, Uruguay,…
– Châu Đại Dương: Úc, New Zealand, Fiji, Samoa, Vanuatu,…
Giấy tờ đã được cấp chứng nhận Apostille tại các quốc gia nêu trên có thể được sử dụng trực tiếp tại Việt Nam mà không cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Ngược lại, các giấy tờ do Việt Nam cấp kèm chứng nhận Apostille cũng được công nhận và sử dụng tại các quốc gia thành viên khác mà không phải trải qua quy trình hợp pháp hóa lãnh sự.
HTLaw
📧 Email: hue.truong@htlaw.vn
📞 US 🇺🇸Phone: (+1) 917 245 9663
📞 VN 🇻🇳Phone: (+84) 947 449 137
💬 WhatsApp/Zalo: (+84) 947 449 137