Căn cứ theo khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014, trích lục hộ tịch được giải thích là:
“Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.”
Từ định nghĩa về trích lục hộ tịch, trích lục khai sinh có thể hiểu là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện cá nhân đăng ký khai sinh tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
II. Quy trình đăng ký trích lục khai sinh cho người Việt Nam sinh sống tại nước ngoài
Trong trường hợp bạn vẫn đang cư trú tại nước ngoài, bạn có thể thực hiện ủy quyền cho người khác thực hiện đăng ký bản sao trích lục khai sinh trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam như sau:
Bước 1: Nếu người được ủy quyền là tổ chức, cá nhân khác thì việc ủy quyền này phải được lập thành văn bản theo quy định pháp luật. (Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của bạn thì bạn có thể bỏ qua bước này)
Bước 2: Người được ủy quyền nộp hồ sơ đề nghị cấp bản sao Trích lục khai sinh tại Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền.
Bước 3: Nộp lệ phí theo quy định pháp luật.
Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu trong ngày làm việc tiếp theo.
III. Hồ sơ đăng kỳ trích lục khai sinh
Hồ sơ đăng ký trích lục khai sinh cho người Việt Nam sinh sống tại nước ngoài gồm những giấy tờ sau:
- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu
- Giấy tờ ủy quyền
- Bản chính giấy khai sinh
- Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);
- Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch