Luật Công chứng 2024 đã được Quốc hội thông qua ngày 26-11-2024 và chính thức có hiệu lực từ ngày 1-7-2025.
Điểm mới chú ý là quy định bắt buộc chụp ảnh khi ký, điểm chỉ văn bản công chứng.
Căn cứ theo khoản 1 Điều 50, Luật Công chứng 2024 về Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng quy định, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, trừ một số trường hợp ngoại lệ theo khoản 2 Điều 50 hoặc khi người yêu cầu công chứng không thể ký và không thể điểm chỉ.
Việc quy định này để tránh một thực tế trước đây là công chứng viên ngồi ở nhà còn thư ký đi lấy chữ ký mang về. Công chứng viên không dám khẳng định chữ ký đó có đúng là người có tên trong văn bản không. Vì vậy, quy định này hướng đến việc nâng cao trách nhiệm của công chứng viên. Cụ thể: Công chứng viên phải chịu trách nhiệm với văn bản do mình ký ra, đồng thời hướng tới trách nhiệm của công chứng viên trước pháp luật phải cao hơn, nặng nề hơn. Nếu công chứng viên thiếu trách nhiệm dẫn đến hậu quả nghiêm trọng cho các cá nhân, tổ chức lên quan thì phải bị xử lý hình sự, nhằm tránh tình trạng công chứng viên cứ “nhắm mắt ký”.
Luật Công chứng 2024 yêu cầu việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng.
Điều này có nghĩa từ ngày 1-7-2025, người dân khi đi công chứng có thực hiện nghiệp vụ ký, điểm chỉ văn bản công chứng sẽ phải chụp ảnh cùng công chứng viên tại thời điểm ký kết, và ảnh này sẽ được lưu giữ trong hồ sơ đăng ký công chứng.
Trường hợp điểm chỉ được thực hiện thay cho ký, thì việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến quá trình điểm chỉ cũng phải được thực hiện theo quy định tại Điều 46 Nghị định 104/2025/NĐ-CP.
Nếu việc công chứng có người làm chứng hoặc người phiên dịch, thì cũng phải chụp ảnh người làm chứng, người phiên dịch ký hoặc điểm chỉ trước sự chứng kiến của công chứng viên theo đúng quy định pháp luật.
Trường hợp có nhiều người cùng tham gia giao dịch và cùng ký văn bản công chứng tại cùng một thời điểm và địa điểm, có thể lựa chọn chụp ảnh riêng từng người hoặc chụp ảnh chung tất cả những người ký, với sự có mặt của công chứng viên. Ảnh chụp trong cả hai trường hợp này đều phải đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật theo Điều 46, Nghị định 105/2025 NĐ-CP.
Theo Điều 46 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định cụ thể về việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng như sau: Ảnh chụp phải nhận diện rõ người ký văn bản và công chứng viên thực hiện việc công chứng; Ảnh phải rõ ràng, sắc nét, không dễ phai mực hoặc bay màu; Không được chỉnh sửa, cắt ghép hoặc thêm bớt chi tiết, bối cảnh; Ảnh có thể in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; nếu in bằng giấy ảnh chuyên dụng, kích thước tối thiểu là 13×18 cm.
Trong tình huống các bên ký văn bản công chứng tại các thời điểm hoặc địa điểm khác nhau, việc chụp ảnh phải thực hiện tương ứng tại từng thời điểm, địa điểm, bảo đảm đúng quy định và chất lượng hình ảnh theo yêu cầu.
Ảnh chụp là một thành phần bắt buộc trong hồ sơ công chứng, và chỉ được lưu trữ, sử dụng theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng.
Để tiết kiệm thời gian tìm hiểu các thủ tục, điền form mẫu, công chứng, chờ đợi nộp hồ sơ, các bạn có thể liên hệ HT để được tư vấn và hỗ trợ về thủ tục công chức, hợp pháp hoá.
Liên hệ với chúng tôi
- Email: hue.truong@htlaw.vn
- SĐT: +84 935 439 454.